Sociologie des administrations : Le rôle du papier, de l'écrit et des documents

Introduction

Le papier, l’écrit et les documents occupent une place centrale dans le fonctionnement des administrations. Loin d’être de simples supports matériels, ils sont au cœur des processus cognitifs, organisationnels et politiques qui structurent la gestion administrative des populations et des territoires. Cette fiche explore comment l’écrit a façonné les États bureaucratiques, comment les documents administratifs fonctionnent comme outils de gestion, de contrôle et de mémoire, et comment la transition numérique modifie mais ne supprime pas cette importance.

1. L’écrit et le papier : fondements du travail administratif

1.1 L’écriture comme technologie intellectuelle et outil de gestion

L’écriture ne se limite pas à la transcription de la parole orale. Selon l’anthropologue Jack Goody (La raison graphique, La logique de l’écriture), elle est une technologie intellectuelle qui permet de découper, mémoriser, classer et réassembler l’information. Cette "raison graphique" a été déterminante dans le développement des États bureaucratiques, car elle rend possible la gestion et le contrôle politique à grande échelle.

L’écrit sert à enregistrer des informations fiables, condition sine qua non de l’existence d’un État organisé. Historiquement, cette culture écrite s’est souvent développée à partir d’héritages religieux, notamment dans la tenue des registres d’état civil.

Les premiers supports d’écriture, comme les tablettes égyptiennes, ont évolué vers le parchemin, puis le papier en Europe au XIIe siècle. Ce dernier, bien que moins durable que le parchemin, a permis une diffusion plus large des documents. L’invention de l’imprimerie a marqué un saut technique et cognitif majeur, favorisant la diffusion des textes religieux et des idéaux nationaux (cf. Benedict Anderson et les "communautés nationales imaginées").

1.2 Le "moment mécanique" : mécanisation et standardisation de l’écrit administratif

Entre 1800 et 1840, période qualifiée de "moment mécanique" par Delphine Gardey (Écrire, calculer, classer, 2008), de nombreuses innovations ont transformé le travail administratif : fiches, bons, formulaires, machines comptables, diagrammes, accessoires comme trombones et agrafeuses.

Vincent Gayon souligne l’importance de la signature pour officialiser les documents et l’usage des sigles. La standardisation des écrits, notamment via les formulaires CERFA en France, vise à garantir la clarté, la précision et la rapidité du traitement administratif sur l’ensemble du territoire.

Un exemple emblématique de la masse papier générée est le Journal Officiel (JO), qui produisait environ 20 000 pages par an, soit 6 tonnes de papier quotidiennes, avec une édition multilingue. Depuis 2004, la version électronique du JO a la même valeur juridique que la version papier.

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1.3 La transition numérique et la persistance du papier

Malgré l’informatisation massive, le papier demeure omniprésent. Entre 1991 et 2001, la consommation de papier a augmenté de 20 % dans les administrations, illustrant que le papier reste un support optimal pour certains types de documents, notamment ceux de longueur intermédiaire.

La tentative de réduire la "paperasse" a donné lieu à des politiques publiques, comme le Paperwork Reduction Act de 1980 aux États-Unis, visant à diminuer les lourdeurs administratives liées au papier. Cependant, l’utopie du "bureau sans papier" s’est révélée difficile à atteindre.

Vincent Gayon note également que l’écriture administrative utilise des symboles graphiques qui manifestent la continuité et la légitimité de l’action étatique, dépassant le simple texte.

2. L'inscription documentaire : transformer les phénomènes sociaux en informations exploitables

2.1 Les quatre qualités de l’information pour agir à distance

Pour qu’une organisation puisse gérer un phénomène social, celui-ci doit être traduit en information inscrite sur un support matériel. Bruno Latour identifie quatre qualités essentielles que doit posséder cette information :

1. Stabilité : L’information doit rester inchangée dans le temps.
2. Mobilité : Elle doit pouvoir circuler facilement.
3. Combinabilité : Elle doit pouvoir se combiner avec d’autres informations.
4. Comparabilité : Elle doit être exprimée dans un langage commun, avec des catégories standardisées.

Ces propriétés permettent la gestion efficace, la comparaison et l’analyse à distance de phénomènes sociaux dispersés.

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2.2 Exemples concrets d’inscription et de gestion

• Situation économique nationale : L’INSEE collecte des données via des formulaires, qui sont ensuite rassemblées et classées pour produire une vision cohérente et stable de la situation économique.
• Consentement et information des populations : Frederik Graber étudie l’usage des affiches administratives au XIXe siècle comme substituts à l’écrit pour faire consentir les populations.
• Fiche tabac (2003) : Permet de dénoncer anonymement les pratiques tarifaires des buralistes, agissant indirectement via des formulaires graphiques.
• Traitement du chômage : De plus en plus basé sur des formulaires, notamment pour les demandes d’emploi et les aides à la création d’entreprise (ACRE).
• Cartographie territoriale : Jean-Pierre Le Bourhis souligne que la carte administrative quadrille le territoire, repère les crises et organise leur gestion.

2.3 Ethnographie des dossiers : la carrière documentaire

Bruno Latour propose d’étudier les documents administratifs comme des acteurs à part entière, suivant une carrière documentaire :

• Chaque document circule à travers plusieurs étapes et acteurs.
• Certains documents évoluent dans des contextes non anticipés, révélant des usages inattendus.
• L’analyse des documents permet de comprendre la fabrication des décisions, par exemple au Conseil d’État, où des actes graphiques successifs matérialisent le cheminement décisionnel.

Cette approche éclaire le travail administratif comme une chaîne complexe d’actes graphiques et de circulations documentaires.

3. Le papier comme outil de gestion des populations

3.1 L’écriture collective dans les administrations

L’écriture administrative est un travail collectif. Les experts et fonctionnaires rédigent en s’appuyant sur une masse importante de documents et lectures antérieures. Ce travail traduit la réalité sociale en formes simplifiées pour la rendre applicable, tout en recomplexifiant certains enjeux lors de leur mise en œuvre.

Vincent Gayon, dans sa thèse sur l’OCDE, montre comment les rapports sont produits collectivement via des ateliers d’écriture, renforçant cette dimension collaborative.

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3.2 Le papier et le contrôle des identités

La gestion des identités par des documents écrits, ou "identités de papier", est une révolution administrative majeure. Vincent Denis retrace l’apparition des registres, passeports et fichages, notamment à la fin de l’Ancien Régime, d’abord pour contrôler les criminels, mêlant administration et police.

Au XXe siècle, Pierre Piazza analyse l’histoire de la carte nationale d’identité (CNI), notamment sous Vichy où le fichage avait une dimension racialiste. Après la Libération, des débats ont eu lieu pour concilier contrôle et liberté, avec des résistances comme les faux papiers.

John Torpey étudie le passeport comme instrument de contrôle des circulations internationales. Aujourd’hui, les documents d’identité tendent à intégrer des technologies biométriques et électroniques (cartes à puce).

Des projets comme INES (carte d’identité inviolable) ou SAFARI (système centralisé de données) ont suscité des controverses, notamment en raison des souvenirs historiques liés à Vichy.

3.3 Le dossier administratif : prise en charge et représentation des usagers

Jean-Marc Weller montre comment les dossiers traduisent l’identité des usagers en données exploitables. Par exemple, la CAF utilise ces données pour déterminer droits et situations.

Le dossier joue un rôle d’intermédiaire et de porte-parole, représentant l’usager dans l’univers bureaucratique. Le bureaucrate reformule les données pour limiter modifications ou contestations, insérant la personnalité dans un cadre normé (exemple : disparition de la catégorie "mademoiselle").

L’informatisation impose des catégories fixes, posant un dilemme lorsque la réalité des individus ne correspond pas à ces cases.

3.4 Les carnets et livrets : outils normatifs et performatifs

Les carnets et livrets (livret de famille, carnet de santé, carnet de grossesse, carnet ouvrier) inscrivent l’individu dans un système administratif continu.

Claudine Dardy étudie ces écritures bureaucratiques et leurs effets contraignants, notamment par la forme matérielle des documents.

• Le livret de famille (instauré en 1877) conserve les informations d’état civil, faisant de chaque famille son propre archiviste.
• Le carnet de santé contrôle les vaccinations.
• Le carnet de grossesse formalise la déclaration obligatoire et le versement des allocations.
• Le carnet ouvrier, destiné aux populations nomades, a été supprimé en 2012, marquant la fin d’un contrôle policier spécifique.

Avec la numérisation (carte Vitale, dossier santé informatisé), les citoyens deviennent dépendants de l’administration pour accéder à leurs données.

3.5 Le papier comme mémoire administrative

Les archives officielles constituent la mémoire matérielle de l’administration. En France, elles sont centralisées dans plusieurs centres, notamment à Fontainebleau, gérés par la direction des Archives de France.

Toute administration quittant un poste doit déposer ses archives aux Archives contemporaines, qui conservent une masse importante de documents. Les grands corps de l’État, ministres et secrétaires d’État sont particulièrement concernés.

La montée des opérateurs privés américains (Amazon, Microsoft, Cloud) a engendré une inflation du volume de papier et de données dématérialisées, complexifiant la gestion de la mémoire administrative.

Conclusion : points clés à retenir

• L’écrit et le papier sont des technologies intellectuelles fondamentales pour la gestion et le contrôle des sociétés bureaucratiques.
• Le papier reste un support optimal pour certains usages, malgré la transition numérique.
• L’inscription documentaire transforme les phénomènes sociaux en informations exploitables, grâce à des qualités spécifiques (stabilité, mobilité, combinabilité, comparabilité).
• Les documents administratifs suivent une carrière documentaire complexe, révélant les mécanismes de prise de décision.
• L’écriture administrative est collective, traduisant et simplifiant la réalité sociale tout en la recomplexifiant.
• Le papier joue un rôle central dans le contrôle des identités, la prise en charge des usagers, la normalisation via carnets et livrets, et la conservation de la mémoire administrative.
• La numérisation modifie ces pratiques sans les remplacer totalement, posant de nouveaux défis.

Cette fiche offre une vision complète et cohérente du rôle du papier, de l’écrit et des documents dans les administrations, soulignant leur importance persistante dans la gouvernance contemporaine.