Fiche de Révision : Classement et Archivage de Documents

Introduction

Le classement et l’archivage des documents sont deux activités clés dans la gestion de l’information en entreprise, administration ou toute organisation. Ils permettent de structurer, conserver et retrouver facilement des informations importantes, tout en assurant la sécurité et la conformité aux normes légales.

Objectif de la fiche : comprendre les principes, méthodes et bonnes pratiques du classement et de l’archivage, ainsi que leurs différences.

1. Définitions essentielles

Classement : Organisation méthodique des documents actifs permettant un accès rapide et efficace.

Archivage : Conservation des documents, qu’ils soient actifs ou inactifs, sur une durée déterminée pour assurer leur pérennité et leur traçabilité.

Documents actifs : Documents utilisés fréquemment dans le cadre des activités courantes.

Documents inactifs : Documents rarement consultés mais nécessitant une conservation légale ou historique.

2. Différence entre classement et archivage

Critères	Classement	Archivage
But	Faciliter l’accès rapide aux docs actifs	Conserver les documents sur le long terme
Durée	Courte à moyenne (1 à 3 ans généralement)	Longue durée (plusieurs années voire plusieurs décennies)
Type de documents	Documents en cours d’utilisation	Documents obsolètes mais à conserver
Emplacement	Bureau, espace de travail	Salle d’archives, centre d’archivage
Support	Papier, numérique	Papier, numérique, microfilm, autres supports sécurisés

3. Les principes du classement

3.1. Objectifs

Retrouver rapidement un document
Garantir la sécurité des informations
Faciliter la gestion administrative
Optimiser l’espace de stockage

3.2. Bases du classement

Unité de classement : unité minimale abordable (dossier, fiche, fichier).
Critères de classement : alphabétique, chronologique, numérique, thématique, géographique.
Système de repérage : numéro, code couleur, étiquette.

3.3. Méthodes de classement

Classement alphabétique : basé sur l’ordre alphabétique des noms, titres ou objets.
Exemple: Dossiers clients classés par ordre alphabétique des noms.
Classement numérique : documents identifiés par un numéro unique.
Exemple: Factures numérotées de manière croissante.
Classement chronologique : documents classés par date.
Exemple: Rapports de réunion rangés par date de rédaction.
Classement thématique : organisation selon le sujet ou thème.
Exemple: Tous les documents relatifs à la comptabilité regroupés ensemble.

4. L’archivage : processus et bonnes pratiques

4.1. Cycle de vie des documents

Le document passe par trois étapes avant son archivage définitif :

Phase active : utilisation fréquente.
Phase semi-active : consultation occasionnelle.
Phase finale : archivage classique ou destruction.

4.2. Typologie des archives

Archives courantes : documents encore consultés régulièrement.
Archives intermédiaires : documents peu utilisés mais conservés.
Archives définitives : documents conservés de manière permanente ou selon réglementation.

4.3. Supports d’archivage

Papier : classique, nécessite gestion physique (boîtes, rayonnages).
Numérique : base de données, cloud, nécessite système de gestion électronique des documents (GED).
Microfilm : pour la conservation longue durée.

4.4. Règles légales et conservation

Certaines catégories de documents doivent être conservées un certain nombre d’années (ex : factures, contrats, bulletins de paie). Ces durées varient selon la réglementation (souvent entre 3 et 30 ans).

5. Systèmes d’organisation et outils

5.1. Gestion électronique des documents (GED)

La GED permet le classement, l’indexation, la consultation et l’archivage automatique des documents numériques.

Avantages :

Recherche rapide via mots-clés
Sécurisation par droits d’accès
Gain d’espace et réduction des coûts papier

[Diagramme]

Ce diagramme illustre le parcours d’un document dans un système moderne de classement et archivage.

5.2. Codification et indexation

Codes alphabétiques ou alphanumériques (ex : CL-2024-01 pour classeur, année, numéro).
Indexation avec métadonnées : auteur, date, type de document, mots-clés.

6. Exemples concrets de classement et archivage

Exemple	Type de classement	Support	Conservation
Dossiers clients	Alphabétique	Papier ou numérique	5 ans après dernière activité
Factures fournisseurs	Numérique et chronologique	Numérique	10 ans conformément loi fiscale
Courriers reçus	Chronologique puis thématique	Papier	Semi-actif 1 an, puis archivage
Documents RH (contrats, paies)	Thématique + Numérique	Numérique	30 ans (paies)

7. Liens entre classement et archivage

Le classement est la première étape de la gestion documentaire, indispensable pour retrouver les documents actifs rapidement.
L’archivage conserve les documents une fois qu’ils ne sont plus utilisés régulièrement, garantissant la traçabilité et la sécurité juridique.
Un bon classement facilite l’archivage en identifiant clairement les documents à conserver ou à détruire.
La transition entre classement actif et archivage obéit à des règles strictes (durée légale, pertinence).

8. Synthèse et points essentiels

Le classement et l’archivage sont complémentaires dans la gestion documentaire.
Le classement organise les documents actifs pour un accès rapide selon un critère adapté (alphabétique, numérique, etc.).
L’archivage conserve les documents inactifs avec des durées variables, souvent réglementées.
La gestion électronique des documents est une tendance incontournable pour faciliter classement et archivage.
Le respect des normes légales et la sécurité des données sont primordiaux.
Une bonne organisation minimise les pertes, optimise le temps et évite les erreurs.

Annexes techniques : Gestion des volumes et formules

Pour estimer le volume d’archives à conserver :

[Formule mathématique]

[Formule] : volume total (en m³)
[Formule] : nombre de documents ou dossiers
[Formule] : espace moyennement occupé par document en m³

Pour estimer l’espace nécessaire selon la densité de stockage ([Formule]) et le nombre de documents ([Formule]) :